Почему легализация документов в юридических процессах имеет первостепенное значение?

Согласно Приказу Министра иностранных дел Республики Казахстан от 6 декабря 2017 года № 11-1-2/576 «Об утверждении Правилам легализиции документов», легализация документов представляет собой установление и засвидетельствование подлинности подписи должностного лица и печати на документах с целью использования их в другом государстве.

В Казахстане данная процедура регулируется приказом Министра иностранных дел Республики Казахстан от 6 декабря 2017 года «Об утверждении Правил легализации документов» (далее – Правила).

Процесс легализации документов, выпущенных на территории Казахстана осуществляется  Департаментом консульской службы Министерства иностранных дел Республики Казахстан путем подачи заявления с приложением определенного перечня документов в течение 3 рабочих дней. При необходимости проведения дополнительной экспертизы документов данный процесс может продлится до 30 календарных дней.

Легализация документов имеет значимую роль в юридических процессах по следующим причинам:

1) Юридическая сила

Легализация документа представляет собой процесс придания ему юридической силы в другом государстве и признания. Иными словами, документ, обладающий юридической силой в одной стране, без легализации не будет признан в другой юрисдикции.

2) Достоверность

Легализация является подтверждением того, что документы являются достоверными, тем самым обеспечивая безопасность, предотвращая использование фальшивых документов. К примеру, легализация документов о регистрации юридического лица удостоверяет, что такое юридическое лицо, является юридическим лицом по законодательству иностранного государства.

3) Содействие международным сделкам

В условиях глобализации легализация документов имеет решающее значение для осуществления международных транзакций. Многие страны требуют легализовывать документы для таких целей, как иммиграция, трудоустройство, образование и бизнес. К примеру регистрация юридического лица иностранным лицом на территории Республики Казахстана требует предоставления документов прошедшие определенную экспертизу (легализацию), что обеспечивает признание документов, тем самым способствуя международному сотрудничеству и обмену.

Перечень документов подлежащих легализации:

1) Официальные документы, исходящие из органов юстиции и иных государственных органов, а также нотариусов:

• Паспорт
• свидетельство о регистрации юридического лица
• справки из госархивов
• официальные документы из судебных органов.

данный перечень не является исчерпывающим.

Легализации не подлежат:

• документы без подписи и печати уполномоченного лица
• нотариально заверенные копии и переводы документов, если в исходном документе отсутствует подпись и печать уполномоченного лица
• электронные документы
• оригиналы документов, удостоверяющих личность, кроме свидетельства о рождении.

Порядок Легализации документов на территории Республики Казахстан:

Для легализации документов лицо подает заявление в соответствующий орган. В соответствии с Правилами выполнением данной процедуры в пределах РК занимается Департамент консульской службы Министерства иностранных дел Республики Казахстан, а за пределами РК загранучреждения РК. Согласно правилам вместе с заявлением заявитель прилагает необходимые документы

Для легализации принимаются как оригиналы документов, так и нотариально заверенные копии. При необходимости, возможно осуществить легализацию копии документа, однако перед легализацией необходимо нотариальное заверение завериние. Документы, заверенные нотариусами Республики Казахстан и предназначенные для использования за границей, должны соответствовать требованиям, установленным главой 10 Правил нотариального делопроизводства, утвержденных приказом Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012 года № 32.

Документы, выданные зарубежными организациями и учреждениями, должны быть переведены на государственный или русский язык и заверены переводчиком либо организацией, предоставляющей услуги перевода.

Упрощенной процедурой легализации документов является – Апостиль. Однако апостиль имеет юридическую силу лишь среди стран, которые являются участниками Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года. В Казахстане процесс апостилирования документов состоит из одного этапа, и услугу можно получить в НАО «Государственная корпорация «Правительство для граждан». На апостилированный документ в Казахстане наносится стандартный четырехугольный штамп с печатью уполномоченного государственного органа на государственном, английском и французском языках.

При легализации документов могут возникнуть следующие проблемы:

1) Несоответствие требованиям: Документы могут не соответствовать требованиям по оформлению, переводу или нотариальному заверению, что может затруднить процесс легализации (апостилирования).

2) Ошибка в оформлении: Неверно заполненные формы или отсутствие необходимых подписей и печатей могут привести к отказу в легализации.

3) Отсутствие необходимых переводов: Документы, выданные за границей, должны быть переведены на государственный или русский язык и заверены переводчиком. Ошибки в переводе или отсутствие заверения могут стать причиной отказа.

4) Неверное нотариальное заверение: Документы, заверенные неуполномоченными лицами или заверенные ненадлежащим образом, могут быть признаны недействительными.

5) Задержки в процессе: Легализация может занять больше времени, чем ожидалось, особенно если требуется дополнительная проверка или исправление ошибок.

Основание для отказа в легализации документов

1. установление недостоверности документов, представленных заявителем легализации, и (или) данных (сведений), содержащихся в них
2. несоответствие заявления и (или) представленных материалов, объектов, данных и сведений, необходимых для оказания услуги легализации
3. отсутствие согласия заявителя.

Использование онлайн-ресурсов и государственных порталов

Для успешного выполнения процедуры легализации следует ознакомиться с Правилами легализации и информацией, опубликованной на egov.kz.    

Консультация с юридическими экспертами

Юридические эксперты предоставляют неоценимую помощь по вопросам аттестации документов в различных странах. Они помогут Вам понять юридические последствия и гарантировать, что Ваши документы соответствуют всем актуальным нормам и будет принята и признана действительной в ином государстве.

Специалисты Esplora Legal понимают всю сложность и трудности, присущие процессу легализации документов. Обладая обширным опытом в предоставлении международных юридических решений, наша команда готова помочь Вам со всеми аспектами легализации.

Заключение

Процесс легализации документов играет ключевую роль в обеспечении их признания и юридической силы в другом государстве. Эта процедура обеспечивает подтверждение подлинности документов и их соответствие требованиям в другой юрисдикции, что является необходимым для успешного обучения, работы или ведения бизнеса в другом государстве.

Однако, как было упомянуто выше, процесс легализации может быть сопряжен с различными проблемами, такими как несоответствие требованиям, ошибки в оформлении и тд. Для минимизации таких рисков важно использовать профессиональные услуги по аттестации, консультироваться с юридическими экспертами и активно использовать онлайн-ресурсы и государственные порталы для получения актуальной информации.

Esplora Legal понимает все сложности, связанные с процессом легализации документов, и предлагаем квалифицированную помощь для обеспечения правильности и своевременности выполнения всех необходимых процедур. Наша команда готова предоставить комплексные решения, чтобы Ваш процесс легализации прошел гладко и эффективно, обеспечивая вам уверенность и готовность к успешному международному сотрудничеству.

Мы стремимся сделать процесс легализации максимально простым и понятным для наших клиентов, гарантируя, что ваши документы будут признаны и приняты в любой юрисдикции. Обратитесь к нам для получения профессиональной помощи и обеспечения успешной легализации ваших документов.

‍